In international companies, meetings and presentations are where people notice your English. You do not need complex grammar: you need the right chunks to open a meeting, give your opinion, disagree diplomatically, interrupt without sounding rude, survive a video call and guide your audience through a presentation.Em empresas internacionais, as reuniões e apresentações são onde as pessoas reparam no seu inglês. Você não precisa de gramática complexa: precisa dos blocos de frases certos para abrir uma reunião, dar sua opinião, discordar com diplomacia, interromper sem parecer grosseiro, sobreviver a uma videochamada e conduzir o público em uma apresentação.
B1 Running a meeting and sharing opinions
Key meeting vocabulary
Opening and running the meeting
| Stage | Phrase | Português |
|---|---|---|
| Opening | OK, let’s get started. Thanks for coming, everyone. | Bom, vamos começar. Obrigado a todos pela presença. |
| Purpose | The aim of today’s meeting is to agree on the launch date. | O objetivo da reunião de hoje é definir a data de lançamento. |
| Agenda | There are three items on the agenda. | Temos três itens na pauta. |
| Apologies | Carla can’t make it today, so I’ll update her later. | A Carla não pôde vir hoje, então eu a atualizo depois. |
| Giving the floor | Rafael, would you like to start? | Rafael, quer começar? |
| Moving on | Let’s move on to the next item. | Vamos passar para o próximo item. |
| Keeping focus | I think we’re getting off track. Let’s go back to the budget. | Acho que estamos fugindo do assunto. Vamos voltar ao orçamento. |
| Time | We’re running short of time, so let’s be brief. | Estamos ficando sem tempo, então vamos ser breves. |
Giving and asking for opinions
- In my opinion, we should focus on existing clients first. (Na minha opinião, devemos focar primeiro nos clientes atuais.)
- I think the deadline is a bit tight. (Acho que o prazo está um pouco apertado.)
- From my point of view, the cost is the main issue. (Do meu ponto de vista, o custo é o principal problema.)
- What do you think, Júlia? (O que você acha, Júlia?)
- How do you feel about moving the launch to May? (O que vocês acham de passar o lançamento para maio?)
Agreeing and disagreeing politely
Direct disagreement (“You’re wrong”, “No, that’s not true”) sounds aggressive in English business culture. Soften it: show you understand the other view first, then give yours.Discordar de forma direta (“Você está errado”, “Não, isso não é verdade”) soa agressivo na cultura corporativa em inglês. Suavize: mostre primeiro que entende o outro ponto de vista e depois dê o seu.
Agreeing
Show clear support.Mostre apoio claro.
I completely agree. That’s a good point. (Concordo totalmente. Bem lembrado.)
Partly agreeing
Accept part of the idea and add a concern.Aceite parte da ideia e acrescente uma ressalva.
I agree up to a point, but what about the cost? (Concordo em parte, mas e o custo?)
Disagreeing politely
Use “I’m not sure” and “I see your point, but”.Use “I’m not sure” e “I see your point, but”.
I see your point, but I’m not sure it’s realistic. (Entendo seu ponto, mas não sei se é realista.)
Suggesting an alternative
Turn disagreement into a proposal.Transforme a discordância em uma proposta.
Perhaps we could test it with one client first? (Talvez pudéssemos testar com um cliente primeiro?)
Agree is a verb
Say I agree, I don’t agree and Do you agree?. Never “I’m agree”: agree is a verb, not an adjective. For a polite no, I don’t agree is softer than I disagree.Diga I agree, I don’t agree e Do you agree?. Nunca “I’m agree”: agree é verbo, não adjetivo. Para um “não” educado, I don’t agree é mais suave que I disagree.
Video calls
| Phrase | When to use it | Português |
|---|---|---|
| Can everyone hear me OK? | at the start of the call | Todo mundo está me ouvindo bem? |
| I think you’re on mute. | someone is talking but no one hears | Acho que você está no mudo. |
| You’re breaking up a bit. | the sound keeps cutting out | Você está falhando um pouco. |
| Sorry, you froze. Could you repeat the last part? | the image stopped moving | Desculpe, sua imagem travou. Pode repetir a última parte? |
| Let me share my screen. | before showing a document | Vou compartilhar minha tela. |
| Can you see my screen? | to check that sharing works | Vocês estão vendo minha tela? |
| I’ll drop the link in the chat. | to send a link during the call | Vou mandar o link no chat. |
| I’m going to turn my camera off for a moment. | bad connection or a short break | Vou desligar minha câmera por um instante. |
B2 Interrupting, action items and presentations
Interrupting and handling interruptions
Interrupting is acceptable when you do it politely and briefly. Ask permission, make your point and give the floor back. If someone interrupts you, you can keep the turn in a friendly way.Interromper é aceitável quando você faz isso de forma educada e breve. Peça licença, faça sua observação e devolva a palavra. Se alguém interromper você, dá para manter a vez de um jeito simpático.
| Function | Phrase | Português |
|---|---|---|
| Interrupting | Sorry to interrupt, but could I just add something? | Desculpe interromper, mas posso acrescentar uma coisa? |
| Interrupting | Can I just come in here for a second? | Posso entrar aqui rapidinho? |
| Clarifying | Sorry, could you clarify what you mean by “soon”? | Desculpe, pode esclarecer o que quer dizer com “em breve”? |
| Keeping the turn | If I could just finish my point … | Se eu puder só terminar meu raciocínio … |
| Keeping the turn | I’ll come to that in a moment. | Já chego nesse ponto. |
| Returning | As I was saying … | Como eu estava dizendo … |
| Giving back | Sorry, go ahead. You were saying? | Desculpe, pode falar. Você estava dizendo? |
Diplomatic language
Native speakers use softeners to sound professional: slightly, a bit, perhaps, I’m afraid, it might be better to. Compare “This plan is bad” with I’m afraid this plan might be a bit risky. Same message, much better reaction.Os nativos usam atenuadores para soar profissionais: slightly, a bit, perhaps, I’m afraid, it might be better to. Compare “Este plano é ruim” com Receio que este plano seja um pouco arriscado. A mesma mensagem, com uma reação muito melhor.
Action items and closing the meeting
A good meeting ends with clear decisions: who does what, and by when. Summarise, confirm the action items and set the next step.Uma boa reunião termina com decisões claras: quem faz o quê, e até quando. Resuma, confirme os encaminhamentos e defina o próximo passo.
- Let’s recap what we’ve agreed. (Vamos recapitular o que combinamos.)
- So, the action items are: Bruno will send the proposal by Friday, and Lia will contact the supplier. (Então, os encaminhamentos são: o Bruno manda a proposta até sexta, e a Lia entra em contato com o fornecedor.)
- Who’s going to take care of the budget? (Quem vai cuidar do orçamento?)
- I’ll circulate the minutes this afternoon. (Vou enviar a ata para todos hoje à tarde.)
- Let’s schedule a follow-up meeting for next Tuesday. (Vamos marcar uma reunião de acompanhamento para a próxima terça.)
- If there’s nothing else, let’s wrap up. Thanks, everyone. (Se não houver mais nada, vamos encerrar. Obrigado a todos.)
A model meeting extract
| Speaker | Line | Português |
|---|---|---|
| Chair | Let’s move on to item two, the launch date. Marcos, what’s your view? | Vamos para o item dois, a data de lançamento. Marcos, qual é a sua opinião? |
| Marcos | I think we should launch in March. The product is ready. | Acho que devemos lançar em março. O produto está pronto. |
| Ana | Sorry to interrupt, but the marketing campaign won’t be ready until April. | Desculpe interromper, mas a campanha de marketing só fica pronta em abril. |
| Marcos | I see your point, but waiting a month could cost us clients. | Entendo seu ponto, mas esperar um mês pode nos custar clientes. |
| Chair | What if we do a soft launch in March and the full campaign in April? | E se fizermos um pré-lançamento em março e a campanha completa em abril? |
| Ana | That could work. I’ll check with the agency and get back to you by Thursday. | Pode funcionar. Vou confirmar com a agência e dou um retorno até quinta. |
| Chair | Great. So that’s an action item for Ana. Let’s move on. | Ótimo. Então isso fica como encaminhamento da Ana. Vamos em frente. |
Presentations: signposting language
Signposting phrases are like road signs: they tell the audience where you are, where you are going and what is important. They make a presentation easy to follow, even for people who are not native speakers.As expressões de signposting funcionam como placas na estrada: mostram ao público onde você está, para onde vai e o que é importante. Elas tornam a apresentação fácil de acompanhar, mesmo para quem não é falante nativo.
| Stage | Phrase | Português |
|---|---|---|
| Welcoming | Good morning, everyone. Thank you for being here. | Bom dia a todos. Obrigado pela presença. |
| Introducing the topic | Today I’m going to talk about our results for the third quarter. | Hoje vou falar sobre nossos resultados do terceiro trimestre. |
| Outline | I’ve divided my presentation into three parts. | Dividi minha apresentação em três partes. |
| Questions policy | Please keep your questions until the end. | Por favor, deixem as perguntas para o final. |
| Starting | Let’s start with a quick overview. | Vamos começar com um panorama rápido. |
| Moving on | Now let’s move on to the costs. | Agora vamos passar para os custos. |
| Visuals | As you can see on this chart, sales went up by 12%. | Como vocês podem ver neste gráfico, as vendas subiram 12%. |
| Highlighting | What’s really important here is the customer feedback. | O que é realmente importante aqui é o retorno dos clientes. |
| Going back | As I mentioned earlier, the market is changing fast. | Como mencionei antes, o mercado está mudando rápido. |
| Summarising | To sum up, we’ve grown, but costs are rising. | Resumindo, crescemos, mas os custos estão subindo. |
| Concluding | That brings me to the end of my presentation. | Com isso, chego ao fim da minha apresentação. |
| Q&A (questions and answers) | I’d be happy to take any questions. | Fico à disposição para perguntas. |
Handling difficult questions
Buy time with That’s a good question. If you do not know the answer, never invent one: I don’t have that figure with me, but I’ll find out and get back to you. If the question is off topic: Could we discuss that after the session?Ganhe tempo com Boa pergunta. Se não souber a resposta, nunca invente: Não tenho esse número aqui, mas vou verificar e dou um retorno. Se a pergunta fugir do tema: Podemos conversar sobre isso depois da apresentação?
Common Mistakes
Avoid these
✗ We had a reunion this morning. ✓ We had a meeting this morning.Reunion é reencontro de ex-colegas ou família; “reunião” é meeting.
✗ I’m agree with Paula. ✓ I agree with Paula.Agree é verbo; não use be.
✗ Let’s discuss about the budget. ✓ Let’s discuss the budget.Discuss não leva about; mas diga talk about.
✗ I will present you the results. ✓ I will present the results to you.Com present, a pessoa vem depois de to.
✗ Can you hear me? I’m in mute. ✓ Can you hear me? Was I on mute?A expressão é on mute, com on.
✗ I’ll send you the ata. ✓ I’ll send you the minutes.“Ata” é minutes, sempre no plural.
Quick Summary
| Function | Key phrase | Português |
|---|---|---|
| Start | Let’s get started. | Vamos começar. |
| Move on | Let’s move on to the next item. | Vamos para o próximo item. |
| Opinion | From my point of view, … | Do meu ponto de vista, … |
| Disagree | I see your point, but … | Entendo seu ponto, mas … |
| Interrupt | Sorry to interrupt, but … | Desculpe interromper, mas … |
| Video call | I think you’re on mute. | Acho que você está no mudo. |
| Action items | Bruno will send the report by Friday. | O Bruno manda o relatório até sexta. |
| Presentation | Now let’s move on to … | Agora vamos passar para … |
| Closing | I’d be happy to take any questions. | Fico à disposição para perguntas. |
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