A clear, polite email opens doors; a confusing one costs time and reputation. Here you will learn the structure of a professional email, how to choose greetings and sign-offs for each level of formality, the key phrases for every situation, the mistakes Brazilians often make and complete model emails you can adapt.Um e-mail claro e educado abre portas; um e-mail confuso custa tempo e reputação. Aqui você vai aprender a estrutura de um e-mail profissional, como escolher saudações e despedidas para cada nível de formalidade, as frases-chave para cada situação, os erros que os brasileiros costumam cometer e e-mails-modelo completos para você adaptar.
B1 Structure, greetings and key phrases
The parts of a professional email
| Part | Example | Português |
|---|---|---|
| Subject line | Meeting on Friday: new time | Reunião de sexta: novo horário |
| Greeting | Dear Ms Taylor, / Hi Mark, | Prezada Sra. Taylor, / Oi, Mark, |
| Opening line | I hope you’re well. | Espero que esteja tudo bem. |
| Purpose | I’m writing to confirm our meeting on Friday. | Escrevo para confirmar nossa reunião de sexta. |
| Details | Could we start at 10 instead of 9? | Podemos começar às 10 em vez das 9? |
| Call to action | Please let me know if that works for you. | Por favor, me avise se fica bom para você. |
| Closing line | I look forward to seeing you. | Até breve. / Aguardo nosso encontro. |
| Sign-off | Best regards, | Atenciosamente, |
| Signature | Paula Mendes, Sales Manager | Paula Mendes, Gerente de Vendas |
Write a subject line that works
Make it short and specific, so the reader knows what to do before opening: Invoice 2381: payment reminder, Request: updated price list, Action needed by Friday: contract signature. Avoid empty subjects like “Hello” or “Important”.Faça um assunto curto e específico, para que o leitor saiba o que fazer antes de abrir: Fatura 2381: lembrete de pagamento, Solicitação: tabela de preços atualizada, Ação necessária até sexta: assinatura do contrato. Evite assuntos vazios como “Olá” ou “Importante”.
Greetings and sign-offs by formality
| Formality | Greeting | Sign-off | When to use it |
|---|---|---|---|
| Very formal | Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, | you don’t know the name (mainly UK). (Você não sabe o nome.) |
| Formal | Dear Mr Lopes, | Yours sincerely, / Sincerely, | first contact, official letters. (Primeiro contato, cartas oficiais.) |
| Neutral | Dear Laura, / Hello Laura, | Kind regards, / Best regards, | most business emails. (A maioria dos e-mails de trabalho.) |
| Friendly | Hi Laura, | Best, / Thanks, | colleagues and regular contacts. (Colegas e contatos frequentes.) |
| Group | Hi all, / Hi team, / Hello everyone, | Thanks, / Many thanks, | emails to several people. (E-mails para várias pessoas.) |
Titles go with the surname
Use Mr, Ms or Dr with the family name: Dear Ms Carter, not “Dear Ms Julia”. If you are not sure about a woman’s marital status, use Ms. In American English these titles take a full stop: Mr., Ms., Dr.Use Mr, Ms ou Dr com o sobrenome: Dear Ms Carter, e não “Dear Ms Julia”. Se não souber o estado civil de uma mulher, use Ms. No inglês americano esses títulos levam ponto: Mr., Ms., Dr.
Useful phrases for every situation
| Function | Phrase | Português |
|---|---|---|
| Purpose | I’m writing to ask about your training courses. | Escrevo para perguntar sobre seus cursos de capacitação. |
| Replying | Thank you for your email. | Obrigado pelo seu e-mail. |
| Attaching | Please find attached the updated report. | Segue em anexo o relatório atualizado. |
| Attaching | I’ve attached the slides from today’s meeting. | Anexei os slides da reunião de hoje. |
| Requesting | Could you send me the invoice by Thursday? | Você pode me enviar a nota fiscal até quinta? |
| Requesting | I would be grateful if you could confirm the date. | Agradeceria se pudesse confirmar a data. |
| Following up | I’m just following up on my email from last week. | Estou retomando o e-mail que enviei na semana passada. |
| Following up | Just a quick reminder that the deadline is tomorrow. | Só um lembrete rápido de que o prazo é amanhã. |
| Apologising | Sorry for the delay in getting back to you. | Desculpe a demora em responder. |
| Apologising | Please accept our apologies for any inconvenience. | Pedimos desculpas por qualquer transtorno. |
| Confirming | I can confirm that the order was shipped today. | Confirmo que o pedido foi enviado hoje. |
| Offering help | If you have any questions, please let me know. | Se tiver qualquer dúvida, é só me avisar. |
| Closing | I look forward to hearing from you. | Aguardo seu retorno. |
Email abbreviations
| Abbreviation | Meaning | Português |
|---|---|---|
| Re: | reply (about) | resposta, referente a |
| Fwd: / Fw: | forward | encaminhado |
| CC | carbon copy | com cópia |
| BCC | blind carbon copy | com cópia oculta (CCO) |
| FYI | for your information | para sua informação |
| ASAP | as soon as possible | o quanto antes |
| EOD | end of day | até o fim do dia |
| OOO | out of office | fora do escritório, ausente |
| TBC | to be confirmed | a confirmar |
| N/A | not applicable | não se aplica |
Use abbreviations with care
FYI, EOD and ASAP are fine with colleagues, but they can sound abrupt to clients or senior managers. In formal emails, write at your earliest convenience instead of ASAP.FYI, EOD e ASAP funcionam bem com colegas, mas podem soar bruscos para clientes ou diretores. Em e-mails formais, escreva at your earliest convenience em vez de ASAP.
B2 Formality, typical mistakes and model emails
Formal vs informal
Formal emails use full forms, longer polite structures and Latin-based words (inform, require, assist). Informal emails use contractions, phrasal verbs and short sentences (let you know, need, help). Match the style of the person writing to you.E-mails formais usam formas completas, estruturas educadas mais longas e palavras de origem latina (inform, require, assist). E-mails informais usam contrações, phrasal verbs e frases curtas (let you know, need, help). Acompanhe o estilo de quem escreve para você.
| Formal | Informal | Português |
|---|---|---|
| I am writing to enquire about … | I’m writing to ask about … | Escrevo para perguntar sobre … |
| Please find attached … | I’ve attached … | Segue em anexo … |
| I would be grateful if you could … | Could you …? | Agradeceria se pudesse … / Você pode …? |
| We regret to inform you that … | I’m afraid … | Lamentamos informar que … / Infelizmente … |
| at your earliest convenience | as soon as you can | assim que possível |
| Should you require further information, … | If you need anything else, … | Caso precise de mais informações, … |
| I look forward to hearing from you. | Speak soon. | Aguardo seu retorno. / Até mais. |
Mistakes Brazilians often make in emails
Many email mistakes come from translating Portuguese formulas word for word. These expressions sound natural in Portuguese, but strange in English.Muitos erros em e-mails vêm da tradução palavra por palavra de fórmulas do português. Estas expressões soam naturais em português, mas estranhas em inglês.
| Portuguese formula | ✗ Literal translation | ✓ Natural English |
|---|---|---|
| Segue em anexo | Follows attached the file. | Please find the file attached. |
| Aguardo seu retorno | I wait your return. | I look forward to hearing from you. |
| Tenho uma dúvida | I have a doubt. | I have a question. |
| Fico à disposição | I stay at your disposal. | Please let me know if you need anything else. |
| Conforme combinado | Conform combined. | As agreed / As discussed |
| Bom dia, Pedro! | Good morning, Pedro! | Hi Pedro, / Dear Pedro, |
| Abraços / Bjs | Hugs / Kisses | Best, / Best regards, |
Why not “Good morning”?
Your reader may open the email in the afternoon or in another time zone, so English emails rarely start with Good morning. Use Hi, Hello or Dear plus the name. Also, keep exclamation marks for real enthusiasm: one per email is plenty.O leitor pode abrir o e-mail à tarde ou em outro fuso horário, então e-mails em inglês raramente começam com Good morning. Use Hi, Hello ou Dear mais o nome. Além disso, guarde os pontos de exclamação para entusiasmo de verdade: um por e-mail já basta.
Model email 1: a formal request
| Part | Português | |
|---|---|---|
| Subject | Request for information: corporate English courses | Pedido de informações: cursos de inglês corporativo |
| Greeting | Dear Ms Walker, | Prezada Sra. Walker, |
| Purpose | I am writing to enquire about your corporate English courses for our sales team. | Escrevo para solicitar informações sobre seus cursos de inglês corporativo para nossa equipe de vendas. |
| Details | We are a team of twelve, mostly at intermediate level, and we would prefer online classes twice a week. | Somos uma equipe de doze pessoas, a maioria de nível intermediário, e preferimos aulas on-line duas vezes por semana. |
| Request | I would be grateful if you could send me information about prices and start dates. | Agradeceria se pudesse me enviar informações sobre preços e datas de início. |
| Closing | I look forward to hearing from you. | Aguardo seu retorno. |
| Sign-off | Yours sincerely, Carolina Reis, HR Coordinator | Atenciosamente, Carolina Reis, Coordenadora de RH (Recursos Humanos) |
Model email 2: a friendly follow-up
| Part | Português | |
|---|---|---|
| Subject | Follow-up: proposal for the Recife project | Retomando: proposta para o projeto de Recife |
| Greeting | Hi Daniel, | Oi, Daniel, |
| Opening | I hope you had a good weekend. | Espero que tenha tido um bom fim de semana. |
| Follow-up | I’m just following up on the proposal I sent you last Tuesday. | Estou retomando a proposta que enviei na terça passada. |
| Request | Have you had a chance to look at it? We’d need your feedback by Friday to keep to the schedule. | Você conseguiu dar uma olhada? Precisaríamos do seu retorno até sexta para manter o cronograma. |
| Offer | Happy to jump on a quick call if that’s easier. | Se for mais fácil, podemos fazer uma ligação rápida. |
| Sign-off | Thanks, Renata | Obrigada, Renata |
Model email 3: apologising to a client
| Part | Português | |
|---|---|---|
| Subject | Your order 4471: delivery delay | Seu pedido 4471: atraso na entrega |
| Greeting | Dear Mr Harris, | Prezado Sr. Harris, |
| Apology | Thank you for your patience, and please accept our apologies for the delay to your order. | Agradecemos a sua paciência e pedimos desculpas pelo atraso no seu pedido. |
| Reason | Due to a problem with our supplier, the products will only be shipped on 12 May. | Devido a um problema com nosso fornecedor, os produtos só serão enviados no dia 12 de maio. |
| Solution | To make up for this, we have upgraded your delivery to express at no extra cost. | Para compensar, mudamos sua entrega para expressa sem custo adicional. |
| Closing | Should you require any further information, please do not hesitate to contact me. | Caso precise de mais informações, não hesite em entrar em contato. |
| Sign-off | Kind regards, Thiago Alves, Customer Service | Atenciosamente, Thiago Alves, Atendimento ao Cliente |
Apologise for + noun / -ing
Use for before the reason.Use for antes do motivo.
I apologise for the delay. (Peço desculpas pelo atraso.)
Sorry for / Sorry about
Less formal, perfect with colleagues.Menos formal, perfeito com colegas.
Sorry for not replying sooner. (Desculpe não ter respondido antes.)
Common Mistakes
Avoid these
✗ I have a doubt about the invoice. ✓ I have a question about the invoice.“Dúvida” em e-mail é question; doubt indica desconfiança.
✗ Dear Mr Pedro, ✓ Dear Mr Costa, / Dear Pedro,O título vai com o sobrenome; com o primeiro nome, sem título.
✗ Waiting your answer. ✓ I look forward to hearing from you.“Aguardo seu retorno” tem fórmula própria em inglês.
✗ Please, could you send me the file? ✓ Could you please send me the file?Não se coloca vírgula depois de please no início do pedido.
✗ I’m sending attached the contract. ✓ Please find the contract attached.Use Please find attached ou I’ve attached.
✗ Kisses, Ana ✓ Best, AnaDespedidas afetuosas não são usadas em e-mails de trabalho em inglês.
Quick Summary
| Function | Key phrase | Português |
|---|---|---|
| Formal greeting | Dear Ms Silva, | Prezada Sra. Silva, |
| Friendly greeting | Hi Bruno, | Oi, Bruno, |
| Purpose | I’m writing to confirm … | Escrevo para confirmar … |
| Attaching | Please find attached … | Segue em anexo … |
| Requesting | Could you please …? | Você poderia, por favor, …? |
| Following up | I’m just following up on … | Estou retomando … |
| Apologising | Sorry for the delay in getting back to you. | Desculpe a demora em responder. |
| Closing | I look forward to hearing from you. | Aguardo seu retorno. |
| Sign-off | Best regards, | Atenciosamente, |
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