During a university application you will write to many people: the admissions office, the financial aid office, the international student office and the teachers and counselors who write your recommendation letters. A clear, polite email shows that you are organised and serious. This guide gives you the subject lines, greetings, sign-offs and key phrases for each situation, short model emails you can adapt and the mistakes Brazilians often make. Always check names, deadlines and requirements on the official website of each university before you write.Durante uma candidatura a universidades, você vai escrever para muita gente: o setor de admissões, o setor de ajuda financeira, o setor de estudantes internacionais e os professores e orientadores que escrevem suas cartas de recomendação. Um e-mail claro e educado mostra organização e seriedade. Este guia traz os assuntos, as saudações, as despedidas e as frases-chave de cada situação, e-mails-modelo curtos para você adaptar e os erros que os brasileiros costumam cometer. Antes de escrever, confira sempre nomes, prazos e exigências no site oficial de cada universidade.
B1 Who you write to and how
Key words
The parts of an application email
| Part | Example | Português |
|---|---|---|
| Subject line | Question about deadlines: Alex Moreira, Applicant ID 1234567 | Dúvida sobre prazos: Alex Moreira, número de candidato 1234567 |
| Greeting | Dear Admissions Committee, | Prezada Comissão de Admissões, |
| Who you are | I am a high school student from Brazil applying for fall 2027. | Sou estudante do Ensino Médio no Brasil e estou me candidatando para o segundo semestre de 2027. |
| Purpose | I am writing to ask about the deadline for test scores. | Escrevo para perguntar sobre o prazo de envio das notas dos exames. |
| Request | Could you please confirm the date? | Vocês poderiam, por favor, confirmar a data? |
| Closing line | Thank you for your time. | Agradeço a atenção. |
| Sign-off | Sincerely, | Atenciosamente, |
| Signature | Alex Moreira, Colégio Horizonte, Brazil | Alex Moreira, Colégio Horizonte, Brasil |
Help the office find you
Universities receive thousands of emails. Put your full name and, if you have one, your applicant ID (identification number) in the subject line, and write your name exactly as it appears on your application. Use the same email address that you used in the application, so your message is linked to your file.As universidades recebem milhares de e-mails. Coloque seu nome completo e, se tiver, seu número de candidato no assunto, e escreva o nome exatamente como aparece na candidatura. Use o mesmo endereço de e-mail que você colocou na candidatura: assim eles acham seus dados mais rápido.
Greetings and sign-offs
| You are writing to | Greeting | Português |
|---|---|---|
| an admissions office | Dear Admissions Committee, / Dear Admissions Team, | Prezada Comissão de Admissões, / Prezada equipe de admissões, |
| another office | Dear Financial Aid Office, / Dear International Student Office, | Prezado setor de ajuda financeira, / Prezado setor de estudantes internacionais, |
| a person whose name you know | Dear Ms Carter, / Dear Mr Lima, | Prezada Sra. Carter, / Prezado Sr. Lima, |
| a professor or someone with a doctorate | Dear Professor Hall, / Dear Dr. Hall, | Prezado professor Hall, / Prezado Dr. Hall, |
| an unknown person (UK, very formal) | Dear Sir or Madam, | Prezados senhores, |
| a teacher you know well | Dear Ms Rocha, / Hi Ms Rocha, | Prezada professora Rocha, / Oi, professora Rocha, |
| Sign-off | Formality | When to use it | Português |
|---|---|---|---|
| Sincerely, | formal | the standard formal sign-off in the US, with or without the person’s name | a despedida formal padrão nos EUA, com ou sem o nome da pessoa |
| Yours sincerely, | formal | UK, when you started with the person’s name (Dear Ms Carter) | Reino Unido, quando você começou com o nome da pessoa (Dear Ms Carter) |
| Yours faithfully, | very formal | UK, only after Dear Sir or Madam | Reino Unido, só depois de Dear Sir or Madam |
| Kind regards, | neutral | most emails to offices, in the UK and in the US | a maioria dos e-mails para setores, no Reino Unido e nos EUA |
| Best regards, | neutral | very common in the US; safe almost everywhere | muito comum nos EUA; funciona em quase todas as situações |
| Best, | friendly | people you already write to often, such as your counselor | pessoas com quem você já troca e-mails, como seu orientador |
US and UK punctuation
In American English, titles take a full stop: Mr., Ms., Dr. (Doctor). In British English they usually don’t: Mr, Ms, Dr. Both styles are correct; just be consistent. Use Ms for a woman when you don’t know her marital status, and always put the title before the surname: Dear Ms Carter, not “Dear Ms Julia”.No inglês americano, os títulos levam ponto: Mr., Ms., Dr. (Doutor). No inglês britânico, geralmente não: Mr, Ms, Dr. Os dois estilos estão certos; o importante é usar sempre o mesmo. Use Ms para uma mulher quando não souber o estado civil dela, e coloque sempre o título antes do sobrenome: Dear Ms Carter, e não “Dear Ms Julia”.
Useful phrases
| Function | Phrase | Português |
|---|---|---|
| Purpose | I am writing to inquire about the application requirements. | Escrevo para saber o que é preciso para me candidatar. |
| Purpose | I am writing to ask whether you offer fee waivers. | Escrevo para perguntar se vocês oferecem isenção da taxa. |
| Requesting | Could you please confirm the deadline? | Vocês poderiam, por favor, confirmar o prazo? |
| Requesting | I would be grateful if you could send me more information. | Agradeceria se pudessem me enviar mais informações. |
| Attaching | Please find attached my school transcript. | Segue em anexo meu histórico escolar. |
| Attaching | I have attached a copy of my passport. | Anexei uma cópia do meu passaporte. |
| Asking a question | I have a question about the English test requirement. | Tenho uma dúvida sobre o exame de inglês que vocês pedem. |
| Thanking | Thank you for your time and help. | Agradeço pela atenção e pela ajuda. |
| Closing | I look forward to hearing from you. | Aguardo seu retorno. |
| Closing | Please let me know if you need any further information. | Fico à disposição caso precisem de mais informações. |
Inquire or enquire?
Both mean “ask for information”. Inquire is the usual spelling in American English; enquire is common in British English. Use the spelling that matches the country you are writing to.As duas significam “pedir informações”. Inquire é a grafia usual no inglês americano; enquire é comum no inglês britânico. Use a grafia do país para onde você está escrevendo.
- Do you accept the Duolingo English Test from international applicants? (Vocês aceitam o Duolingo English Test de candidatos internacionais?)
- Is the application fee waived for students who cannot afford it? (Há isenção da taxa de inscrição para quem não pode pagá-la?)
- Could you tell me whether my school transcript needs to be translated? (Vocês poderiam me dizer se meu histórico escolar precisa ser traduzido?)
- Does the January 1 deadline also apply to recommendation letters? (O prazo de 1º de janeiro também vale para as cartas de recomendação?)
- I submitted my application on October 25. Could you confirm that it is complete? (Enviei minha candidatura em 25/10. Vocês poderiam confirmar se está completa?)
- My counselor uploaded my school report yesterday. (Minha orientadora enviou ontem o relatório da escola sobre mim.)
B2 Tone and model emails to university offices
Formal or neutral?
Your first email to a university office should be formal: full forms (I am, I would), complete sentences and no slang. When an admissions officer replies in a friendlier way (Hi Alex, Thanks!), you can move to a neutral tone, but never become casual. Polite and clear is always better than very long and very formal.O primeiro e-mail para um setor da universidade deve ser formal: formas completas (I am, I would), frases completas e nada de gíria. Quando alguém da admissão responder de um jeito mais simpático (Hi Alex, Thanks!), você pode passar para um tom neutro, mas nunca informal demais. Educado e claro é sempre melhor do que muito longo e muito formal.
| Formal | Neutral | Português |
|---|---|---|
| I am writing to inquire about … | I’m writing to ask about … | Escrevo para perguntar sobre … |
| I would be grateful if you could … | Could you please …? | Agradeceria se pudessem … / Vocês poderiam …? |
| Please find attached … | I’ve attached … | Segue em anexo … / Anexei … |
| I would like to request … | Could I ask for …? | Gostaria de solicitar … / Posso pedir …? |
| Should you require further information, … | If you need anything else, … | Caso precisem de mais informações, … |
| Thank you for your assistance. | Thanks for your help. | Agradeço a ajuda. |
Model email 1: a question for the admissions office
| Part | Português | |
|---|---|---|
| Subject | English test requirement: Alex Moreira, Applicant ID 1234567 | Exame de inglês: Alex Moreira, número de candidato 1234567 |
| Greeting | Dear Admissions Committee, | Prezada Comissão de Admissões, |
| Who you are | I am a high school student in Brazil, and I am applying for Regular Decision for fall 2027. | Sou estudante do Ensino Médio no Brasil e estou me candidatando no prazo normal (Regular Decision) para começar no segundo semestre de 2027. |
| Purpose | I am writing to inquire about the English test requirement for international applicants. | Escrevo para saber qual exame de inglês vocês pedem para candidatos internacionais. |
| Questions | Could you please confirm whether you accept the Duolingo English Test, and what the minimum score is? | Vocês poderiam, por favor, confirmar se aceitam o Duolingo English Test e qual é a nota mínima? |
| Second question | I would also be grateful if you could tell me whether my score must arrive by the January 1 deadline. | Também agradeceria se pudessem me dizer se a nota precisa chegar até o prazo de 1º de janeiro. |
| Closing | Thank you for your time. I look forward to hearing from you. | Agradeço a atenção. Aguardo seu retorno. |
| Sign-off | Sincerely, Alex Moreira, Colégio Horizonte, Brazil | Atenciosamente, Alex Moreira, Colégio Horizonte, Brasil |
Write the month in words
In the US, 01/11 means January 11, not 1 November. To avoid confusion, write dates with the month in words: November 1 (US) or 1 November (UK).Nos EUA, 01/11 significa 11 de janeiro, e não 1º de novembro. Para evitar confusão, escreva as datas com o mês por extenso: November 1 (EUA) ou 1 November (Reino Unido).
Model email 2: asking the financial aid office
| Part | Português | |
|---|---|---|
| Subject | Financial aid for international applicants: Alex Moreira | Ajuda financeira para candidatos internacionais: Alex Moreira |
| Greeting | Dear Financial Aid Office, | Prezado setor de ajuda financeira, |
| Purpose | I am an international applicant for fall 2027, and I am writing to ask about need-based financial aid. | Estou me candidatando como estudante internacional para o segundo semestre de 2027 e escrevo para perguntar sobre a ajuda financeira para famílias que não conseguem pagar o valor total. |
| Question | Could you please tell me which forms international students need to submit, for example the CSS Profile (College Scholarship Service Profile), and when they are due? | Vocês poderiam, por favor, me dizer quais formulários os estudantes internacionais precisam enviar, por exemplo o CSS Profile (formulário de ajuda financeira do College Board), e qual é o prazo? |
| Documents | Please find attached an English translation of my parents’ income statements, as requested on your website. | Segue em anexo a tradução para o inglês dos comprovantes de renda dos meus pais, como o site de vocês pede. |
| Closing | Thank you in advance for your help. | Desde já, agradeço a ajuda. |
| Sign-off | Kind regards, Alex Moreira, Applicant ID 1234567 | Atenciosamente, Alex Moreira, número de candidato 1234567 |
Model email 3: the international student office
| Part | Português | |
|---|---|---|
| Subject | I-20 next steps: Alex Moreira, admitted for fall 2027 | Próximos passos do I-20: Alex Moreira, aprovação para o segundo semestre de 2027 |
| Greeting | Dear International Student Office, | Prezado setor de estudantes internacionais, |
| Purpose | I was recently admitted to the Class of 2031, and I am writing to ask about the next steps to receive my I-20. | Recebi há pouco a aprovação para a turma de 2031 e escrevo para perguntar quais são os próximos passos para receber meu I-20. |
| Details | I have uploaded a copy of my passport and my parents’ bank statements to the student portal. | Enviei pelo portal do estudante uma cópia do meu passaporte e os extratos bancários dos meus pais. |
| Questions | Could you please confirm whether you need any other documents, and when I can expect to receive the form? | Vocês poderiam, por favor, confirmar se precisam de mais algum documento e quando devo receber o formulário? |
| Reason | I would like to schedule my visa interview as early as possible. | Gostaria de agendar minha entrevista de visto o quanto antes. |
| Sign-off | Best regards, Alex Moreira, Student ID 00123456 | Atenciosamente, Alex Moreira, número de estudante 00123456 |
I-20 in the US, CAS in the UK
The I-20 (Certificate of Eligibility for Nonimmigrant Student Status) is the form a US university issues so you can apply for an F-1 student visa. Before issuing it, the university must see proof that you can pay for your studies and living costs for one year, or for the whole programme if it is shorter. In the UK, your university gives you a CAS (Confirmation of Acceptance for Studies), which you need to apply for a Student visa. A useful question: Could you please let me know when my CAS will be issued?O I-20 é o documento que a universidade americana envia depois da aprovação. Sem ele, você não consegue pedir o visto de estudante F-1. Antes de enviar o I-20, a universidade precisa ver provas de que sua família consegue pagar o curso e o custo de vida por um ano (ou pelo curso inteiro, se ele durar menos). No Reino Unido, a universidade envia um CAS: um número de referência que você precisa para pedir o visto de estudante (Student visa). Uma pergunta útil: Could you please let me know when my CAS will be issued? (Vocês poderiam me dizer quando vou receber meu CAS?)
C1 Recommenders, aid appeals and replying to offers
Model email 4: asking for a recommendation letter
| Part | Português | |
|---|---|---|
| Subject | Recommendation letter request: US university applications | Pedido de carta de recomendação: candidaturas a universidades nos EUA |
| Greeting | Dear Ms Rocha, | Prezada professora Rocha, |
| Opening | I hope you are well. | Espero que esteja tudo bem. |
| Request | I am applying to universities in the United States this year, and I was wondering whether you would be willing to write a letter of recommendation for me. | Vou me candidatar a universidades nos Estados Unidos este ano e gostaria de saber se a senhora estaria disposta a escrever uma carta de recomendação para mim. |
| Reason | I really enjoyed your chemistry classes, especially our research project on water quality, and I feel you know my work well. | Gostei muito das suas aulas de química, principalmente do nosso projeto de pesquisa sobre a qualidade da água, e sinto que a senhora conhece bem o meu trabalho. |
| Details | My first deadline is November 1. The Common App will send you an email with a link to upload the letter. | Meu primeiro prazo é 01/11. A Common App vai enviar à senhora um e-mail com um link para enviar a carta. |
| Support | I would be happy to send you my résumé and a short summary of my goals. | Posso enviar meu currículo e um breve resumo dos meus objetivos, se ajudar. |
| Closing | I completely understand if you are too busy at the moment. Thank you very much for considering my request. | Entendo perfeitamente se a senhora estiver sem tempo no momento. Agradeço muito por considerar meu pedido. |
| Sign-off | Kind regards, Alex Moreira, Class 3B | Atenciosamente, Alex Moreira, 3º ano B |
Ask early, and ask in person first
Teachers and counselors write many letters at the same time of year. Ask in person first, then send an email with all the details: deadlines, the list of universities and how the letter will be sent. Give your recommender at least a month before your first deadline.Professores e orientadores escrevem muitas cartas na mesma época do ano. Eu recomendo pedir pessoalmente primeiro e depois enviar um e-mail com todos os detalhes: prazos, a lista de universidades e como a carta será enviada. Dê ao seu recomendador pelo menos um mês antes do primeiro prazo.
Model email 5: a gentle reminder
| Part | Português | |
|---|---|---|
| Subject | Friendly reminder: recommendation letter due November 1 | Lembrete: carta de recomendação com prazo em 01/11 |
| Greeting | Dear Ms Rocha, | Prezada professora Rocha, |
| Opening | I hope your week is going well. | Espero que sua semana esteja indo bem. |
| Reminder | I just wanted to send a quick reminder that my first application deadline is November 1, one week from today. | Queria só lembrar que o prazo da minha primeira candidatura é 01/11, daqui a uma semana. |
| Offer | If the Common App email did not arrive, I can send the invitation again. Please let me know if you need anything else from me. | Se o e-mail da Common App não tiver chegado, posso enviar o convite de novo. Se precisar de mais alguma coisa, é só me avisar. |
| Sign-off | Thank you again, Alex | Agradeço mais uma vez, Alex |
Model email 6: saying thank you
| Part | Português | |
|---|---|---|
| Subject | Thank you for my recommendation letter | Agradecimento pela carta de recomendação |
| Greeting | Dear Ms Rocha, | Prezada professora Rocha, |
| Thanks | Thank you so much for writing my recommendation letter. I really appreciate the time and care you put into it. | Agradeço muito por escrever minha carta de recomendação. Sei que isso levou tempo e cuidado, e valorizo muito. |
| Update | I submitted all my applications last week, and I will let you know as soon as I hear back. | Enviei todas as minhas candidaturas na semana passada e aviso assim que tiver as respostas. |
| Sign-off | With gratitude, Alex | Com gratidão, Alex |
Model email 7: asking for a review of your aid offer
| Part | Português | |
|---|---|---|
| Subject | Request for financial aid review: Alex Moreira, Student ID 00123456 | Pedido de revisão da ajuda financeira: Alex Moreira, número de estudante 00123456 |
| Greeting | Dear Financial Aid Committee, | Prezada Comissão de Ajuda Financeira, |
| Gratitude | Thank you very much for my offer of admission and for the financial aid package. | Agradeço muito pela aprovação e pela ajuda financeira oferecida. |
| Purpose | I am writing to respectfully ask whether you would be able to review my award. | Escrevo para perguntar, com todo o respeito, se seria possível revisar minha ajuda financeira. |
| Reason | Since I applied, my family’s financial situation has changed: one of my parents lost their job in February. | Depois que me candidatei, a situação financeira da minha família mudou: meu pai ou minha mãe perdeu o emprego em fevereiro. |
| Evidence | I have attached a letter from the former employer and our updated income documents. | Anexei uma carta do antigo empregador e nossos comprovantes de renda atualizados. |
| Commitment | Your university is still my first choice, and with more support I would be able to enrol. | A universidade de vocês continua sendo minha primeira opção, e com um pouco mais de ajuda eu conseguiria me matricular. |
| Closing | I would be grateful if you could look at my case again. Thank you for your time. | Agradeceria muito se pudessem analisar meu caso de novo. Agradeço a atenção. |
| Sign-off | Sincerely, Alex Moreira | Atenciosamente, Alex Moreira |
Ask, don’t demand
Not every university reviews aid offers, and many give limited aid to international students. First check the website for a review or appeal process. Then thank them, give new facts, attach documents and keep a respectful tone. Phrases like “I need more money” or “This is not enough” can close the door.Nem toda universidade revisa ofertas de ajuda financeira, e muitas oferecem pouca ajuda a estudantes internacionais. Primeiro, veja no site se a universidade aceita pedidos de revisão. Depois, agradeça, apresente fatos novos, anexe documentos e mantenha um tom respeitoso. Frases como “I need more money” ou “This is not enough” podem fechar a porta.
Diplomatic phrases
| Too direct | Diplomatic | Português |
|---|---|---|
| Give me more aid. | I was wondering whether you might be able to review my award. | Gostaria de saber se seria possível revisar minha ajuda financeira. |
| You made a mistake. | I believe there may be an error in my financial aid letter. | Acredito que possa haver um erro na minha carta de ajuda financeira. |
| Send me the I-20. | Could you please let me know when my I-20 will be issued? | Vocês poderiam me dizer quando vou receber meu I-20? |
| You didn’t answer my email. | I’m just following up on my email of March 3. | Estou escrevendo de novo sobre meu e-mail de 03/03. |
| I can’t decide yet. | Would it be possible to extend my reply deadline? | Seria possível me dar mais tempo para responder? |
| Another university pays more. | I have received a more generous offer from another university, which I have attached. | Outra universidade me ofereceu mais ajuda; envio a carta em anexo. |
Accepting or declining an offer
Accepting
Be warm and brief, and confirm the next step.Mostre alegria, seja breve e confirme o próximo passo.
I am delighted to accept your offer of admission, and I have paid my enrollment deposit. (Fico muito feliz em aceitar a vaga e já paguei o depósito da matrícula.)
Declining
Thank them and be clear, without long explanations.Agradeça e diga com clareza, sem explicar demais.
After careful consideration, I have decided to decline your offer of admission. (Pensei com calma e decidi não aceitar a vaga.)
- Thank you very much for offering me a place in the Class of 2031. (Agradeço muito pela vaga na turma de 2031.)
- I am thrilled to confirm that I will be joining you this fall. (Fico muito feliz em confirmar que vou estudar aí no segundo semestre.)
- It was a very difficult decision, as I was impressed by your programme. (Foi uma decisão muito difícil, porque o curso de vocês me impressionou.)
- I hope my place can be offered to another student. (Espero que minha vaga possa ser oferecida a outro estudante.)
- I would like to remain on the waitlist. (Gostaria de continuar na lista de espera.)
- Thank you again for your time and consideration. (Agradeço mais uma vez pela atenção.)
The official reply is not an email
In the US, you usually accept or decline in the university’s applicant portal, and you accept by paying an enrollment deposit; many colleges ask for your decision by May 1. In the UK, you reply to all your offers through UCAS (Universities and Colleges Admissions Service): you choose one firm choice, one insurance choice if you want one, and decline the others. An email to the admissions office is a polite extra, not a replacement.Nos EUA, normalmente você aceita ou recusa a vaga no portal do candidato da universidade, e para garantir a vaga você paga um depósito (um primeiro pagamento da matrícula); muitas faculdades pedem a decisão até 01/05. No Reino Unido, você responde a todas as ofertas pela UCAS (o sistema nacional de candidaturas): escolhe uma opção firm (a principal), uma opção insurance (a reserva) se quiser, e recusa as demais. Um e-mail para o setor de admissões é só uma gentileza a mais: ele não vale como resposta oficial.
Common Mistakes
Avoid these
✗ Good morning, how are you? I would like to know … ✓ Dear Admissions Committee, I am writing to inquire about …A pessoa pode ler o e-mail em outro horário ou fuso; comece com Dear e vá direto ao motivo.
✗ Dear Sir, (when the name is on the website) ✓ Dear Ms Carter,Se você sabe o nome, use o nome. Dear Sir or Madam é só para quem você não conhece.
✗ I have a doubt about the deadline. ✓ I have a question about the deadline.“Dúvida” em e-mail é question; doubt indica desconfiança ou incerteza.
✗ Attached follows my transcript. ✓ Please find attached my transcript.“Segue em anexo” não se traduz palavra por palavra; use Please find attached ou I have attached.
✗ Thank you so much!!! I’m so excited!!! ✓ Thank you very much. I am very excited about the programme.Vários pontos de exclamação soam infantis em e-mails formais; no máximo um.
✗ (no subject line) ✓ Subject: Transcript submission: Alex MoreiraE-mail sem assunto pode ir para o spam ou ser ignorado.
✗ pizzalover2009@example.com ✓ alex.moreira@example.comUse um endereço com seu nome, de preferência o mesmo da candidatura.
✗ Dear Stanford, … I would love to study at Yale. ✓ Check the university name in every email.Ao reaproveitar um e-mail, confira o nome da universidade, do setor e da pessoa.
Quick Summary
| Function | Key phrase | Português |
|---|---|---|
| Office greeting | Dear Admissions Committee, | Prezada Comissão de Admissões, |
| Named greeting | Dear Dr. Hall, | Prezado Dr. Hall, |
| Purpose | I am writing to inquire about … | Escrevo para saber sobre … |
| Polite request | I would be grateful if you could … | Agradeceria se pudessem … |
| Attaching | Please find attached … | Segue em anexo … |
| Asking a teacher | Would you be willing to write a letter of recommendation for me? | A senhora estaria disposta a escrever uma carta de recomendação para mim? |
| Declining an offer | After careful consideration, I have decided to decline … | Pensei com calma e decidi não aceitar … |
| Sign-off | Sincerely, / Kind regards, / Best regards, | Atenciosamente, |
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